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中石化物资采购网,

    原标题:


中国石化物资采购电子商务网是联接中国石化总部、各分(子)公司与供应商三方、实时互动的大型B2B交易网站。既是采购交易网,同时也是管理网和信息网。经过8年持续不懈的努力,网站累计成交5860亿元;网上交易物资超过71万个品种,网站注册会员达到28000个,中国石化生产建设所需主要化工原辅料、钢材、煤炭、机电设备全部实现上网采购。中国石化物资采购电子商务网已经成为信息共享、决策制定、过程实施、操作监管和供需协同工作的综合性采购业务平台。

一、建设背景

2000年中国石化实施重组改制、组建中国石化股份公司境外上市的重大战略部署,由国内最大的石油石化企业向国际化能源化工公司发展,带来了经营理念、管理体制、运行机制的一系列变革,利用电子信息技术改造和提升中国石化传统产业是其中一个重要方面,引入电子商务技术改革传统采购理念,全面提升物资供应管理水平是中国石化的战略举措。

在原总经理李毅中同志的直接领导下,经过短短四个月的艰苦努力,中国石化自主开发的物资采购电子商务网于2000年8月15日正式投入运行。集团公司以明传电报的形式下发运行通知,9月4日在北京召开了电子商务新闻发布会,毅中总经理、基铭总裁和湘洪副总裁等领导对物资采购电子商务建设工作给予了充分肯定和赞扬。

为适应网上采购工作的不断发展和变化,中国石化物资采购电子商务网站先后进行了四次重大改版升级。2000年12月进行了第一次系统升级(2.0版),优化报表操作,提高了网上业务处理速度;2001年11月进行了第二次系统升级(3.0版),重新整合了网上采购业务流程、建立了以物资编码为基础的数据结构体系,扩大了各石油石化企业自采物资的上网采购、实现了用户分级管理和智能化引导操作、进一步突出了网站商务功能。2002年7月进行了系统第三次升级(3.1版),进一步优化了网上采购业务流程,调整了上网物资品种,充分适应中国石化集中采购体制的要求。2003年9月进行了系统第四次升级(4.0版),增加了竞价采购和价格数据库等新的功能,优化了采购业务操作,美化了系统操作界面。

二、运行情况

集团公司党组领导高度重视电子商务工作,物资装备部采取有力措施持续推进网上采购。8年来,在中国石化各企业、广大供应商的大力支持和密切配合下,中国石化物资采购电子商务网实现了大幅跨越式发展。

网上采购成交金额快速增长。截至到2008年底,网站累计成交5860亿元,年均增长率超过65%。从2006年起,网站年采购金额突破1000亿元,2008年达到1560亿元,是2001年的20倍。网上采购物资品种从最初的8个大类5000个品种迅速扩大到目前的56个大类71万多个品种;网上交易用户从2400个发展到28042个,注册供应商从300家发展到20098家。

经过持续不懈的努力,中国石化生产建设所需主要化工原辅料、钢材、煤炭、机电设备全部实现上网采购。网上采购范围从物资采购进一步扩展到运输、报关、保险等物流服务采购;随着进口物资上网的不断扩大,中国石化物资采购电子商务正在向全球化采购迈进。

三、主要功能和业务流程

中国石化物资采购电子商务系统是构筑在国际互联网上专门用于物资采购业务操作和信息传递的内部网站系统。中国石化各企业和中国石化供应商网络成员单位可以通过中国石化内部网或公网登录到网站,根据不同的用户角色和所分配的业务权限执行浏览信息、提报采购需求、询价、报价、比价的采购相关业务操作。网站信息根据角色和权0限的不同相互之间严格保密并且可以全程追溯。

1. 网站主体框架

网站主体框架和主要结构如下:

电子商务系统主要有数据库服务器(后台)和浏览、应用服务器(前台)以及防火墙组成。整个系统架构在石化内部网上,对外与国际互连网联接。总部所属各分(子)公司既可通过国际互联网,又可通过石化内部网访问本网站;石化客户、物资采购供应商通过国际互联网直接访问本网站。

硬件系统:包括前台和后台。后台数据库服务器采用两台IBM 670高级服务器,并共享一台磁盘阵列(目前7块磁盘总容量为130GB,并互为备份);前台浏览、应用服务器采用DS10型Alpha计算机,并使用一台负载均衡器合理平衡负载。

数据库系统:采用全面支持国际互连网应用的ORACLE9i数据库。前台和后台用防火墙进行隔离。

2. 网站系统的主要功能

网站的主要功能包括采购管理、供应商管理、信息发布和系统管理。

网站系统共设计了五类用户角色:领导用户、采购业务员用户、供应商用户、网上采购监控用户和系统管理员用户。

领导用户包含集团公司、股份公司、分(子)公司领导,物资装备部及处室领导、分(子)公司供应部门及科室领导。主要执行信息浏览、采购业务查询、采购过程审批与监控等功能。

业务员分为计划员、采购员以及自定义采购相关上网用户。主要执行采购业务处理各环节的操作和信息浏览。

供应商用户是指中国石化供应商网络成员单位的上网用户。主要执行网上报价和配送报表录入等操作。

网上采购监控用户包括总部、各分(子)公司审计、纪检、监察、合同、质检、价格、生产、机动、工程设计等采购相关部门的上网用户。主要执行信息浏览和网上采购业务监控等操作。

系统管理员:分总部系统管理员和分(子)公司系统管理员两部分。主要执行信息发布、上网机构与用户设置等系统管理与维护操作。网站包括下面五个部分:

(1)信息发布:

重要通知。由物资装备部发布,包括集团公司、股份公司、物资装备部发布的文件、函件、指导价格、物资要闻等。

网站主页信息。由物资装备部或企业发布,包括采购需求、企业信息、供应商及考核信息、物资调剂信息等。

意见交流。类似于网上邮件,任何网上正式用户都可以给其他任一个用户或单位发送邮件。

(2)采购管理:

订单管理。网上的采购需求订单是企业经过平衡后的采购需求计划,由企业计划员提报到网站。一条订单仅包括一个物资品种。计划员可以录入、提报、修改、删除订单。

询价方案管理。询价方案是本次采购业务行为政策的具体体现。主要内容包括采购方式的选择、供应商范围的确定。询价方案由计划员编制,部门或科室领导审批。询价方案编制完成并经领导审批通过后由计划员下达给采购员。计划员可以录入、提报、修改、删除询价方案。

询价书管理。询价书由询价方案自动生成,主要内容包括报价截止时间、交货地点的确认和物资明细等。询价书由采购员编制。询价书编制完成后系统自动发给相关供应商。采购员可以录入、提报、修改、删除询价书。

报价书管理。供应商针对企业发布的询价书进行报价。报价书由供应商编制,报价为密封报价。在报价截止期之前供应商可以修改报价,报价截止期后供应商不能修改报价。采购员在报价截止期之前可以看到有几家供应商报价但是不能看到报价书内容,报价截止期后,采购员可以揭示报价书并依据报价书编制采购方案。在报价截止期之前,供应商可以修改、删除报价书。

采购方案管理。采购方案由采购员根据询价书、报价书生成。采购方案为本次采购行为的最终确定,内容包括价格确定和供应商确定。采购员要组织采购相关人员对每一份报价书进行打分评价。采购方案编制完成后必须由部门或科室领导审批。采购员可以生成、修改、删除采购方案。

合同管理。合同由采购员根据采购方式依据订单、询价方案、采购方案等生成。网上合同为合同要素。主要内容包括供需方名称、交货时间、地点、标的、总价和物资明细等。采购员可以生成、修改、删除合同。合同签订后采购方应组织相关人员对合同执行情况进行打分评价,合同执行完毕后采购员要对合同进行核销。

采购交易管理还包括直接集中采购反馈单管理、招标信息发布与招标结果录入管理、协议管理、配送管理等内容。

(3)采购监控与查询功能:

主要内容包括对采购过程中以及采购完成后对采购业务流程主要环节的过程监控和事后检查,以及对采购结果的统计分析。主要环节包括订单、询价方案、询价书、报价书、采购方案、合同等内容。

(4)采购论坛:

采购论坛是中国石化采购管理和操作人员进行交流的平台,目前共有物资管理、现代供应物流、采购管理、电子商务与网上采购、集中储备等板块。大家可以在这里发表真知灼见、探讨问题。

(5)自助培训:

自助培训系统可以对以上5类用户进行自助式培训。以采购员为例:采购员可以根据系统自动生成的询价方案生成或编制询价书并发给虚拟供应商,虚拟供应商自动报价,采购员根据系统提示完成后续报价揭示、采购方案编制、合同等环节的操作。自助培训系统按照用户角色和权限,将采购业务流程的操作一气呵成,不再需要培训教师的介入,非常适合企业自行组织上网操作培训工作。

4.采购业务流程

网上采购业务流程的设计完全体现了中国石化现行采购管理体制,共有总部直接集中采购、总部组织集中采购和企业自行采购三种采购类型,协议采购、询比价采购、动态竞价采购、招标采购、配送采购、特殊采购等6种采购方式。对于总部直接集中采购,操作主体为总部业务员,企业计划员提报订单后,由总部进行操作,合同执行完毕后由企业采购员核销合同;对于总部组织集中采购和企业自行采购,操作主体为企业业务员,企业业务员按照网上采购流程自行完成采购业务操作。以询比价采购为例简要描述如下:

询比价采购流程。适用于一般大宗、通用且为买方市场的物资,分为公开、定向询比价两种,其中定向询比价要求供应商必须在三家以上。具体操作流程为:

(1)计划员录入采购需求订单,检查无误后提报到采购网站。

(2)计划员根据订单编制询价方案,采购方式确定为(公开、定向)询比价采购,经领导审批后下达给采购员。

(3)采购员根据询价方案编制询价书,并将询价书在网上发布。

(4)供应商在网上查看询价书,并根据询价书报价(编制报价书)。

(5)到达报价截止期后,采购员揭示报价,组织对报价进行打分评价。

(6)采购员根据报价书编制采购方案,并报领导审批。

(7)采购员根据审批后的采购方案编制询比价通知,发给参与报价的全部供应商。

(8)采购员根据询比价结果编制采购合同并对采购合同执行情况进行打分评价。

(9)合同执行完毕后采购员对合同进行核销操作。

四、采取的措施和取得的成效

物资采购电子商务网的建设与发展,是中国石化以信息化带动工业化,利用网络信息技术改造和提升传统产业取得的重大成果,标志着中国石化彻底告别了传统的物资采购模式,全面进入网络化采购新时代。

与传统的采购模式相比,电子商务具有无可比拟的优越性。在统一的平台上,按照统一的流程,在统一的供应商网络内实施采购业务,使中国石化物资采购工作发生了脱胎换骨式的变化。

第一,借助电子商务,中国石化传统采购模式实现了重大变革。中国石化生产建设所需的90%以上的物资实现了网上采购,信息封闭、资源割裂已经成为历史,中国石化迈进了电子化采购时代。

第二,借助电子商务,中国石化显著地规范了采购业务。对需求计划、采购询价、供应商报价、确定供应商、确定价格等传统采购业务进行改造,实现了采购流程的统一。将订单提报、询价方案、询价书、报价书、采购方案、合同等采购关键环节固化在系统中,实现了采购过程的公开。物资需求信息、询报价信息、审批信息、合同信息保存在系统中,各级经过授权的管理人员可以随时调阅、查询、分析,实现了采购数据的永久追溯。

第三,借助电子商务,中国石化显著地降低了成本和费用。统一规范的采购业务流程、严格界定的供应商范围、总部发布的采购指导价格都镶嵌在电子商务系统中,发挥了中国石化统一对外的优势,采购价格明显下降。利用互联网传递采购需求、发询价、收报价极大地节省了出差、开会、发传真、打电话的费用。八年累计节约采购资金228亿元,网上采购节约资金率为3.7%。

第四,借助电子商务,中国石化实现了采购信息的快速传递和广泛共享。总部与企业之间、企业与企业之间、总部、企业与供应商之间可以按照权限范围查阅相关采购业务操作进展情况、合同执行情况、供应商业绩考评等信息。八年来网上积累的大量采购需求、价格、供应商供货时间、质量等近200万条历史信息,既可以分类查阅也可以在采购过程中由系统自动提示,极大地改变了中国石化各企业间采购信息相互封闭的状况,实现了采购信息的广泛共享。

第五,借助电子商务,中国石化极大地提高了工作效率。采购业务上网,鼠标点击之间完成业务操作,采购信息瞬间传递到企业和国内外供应商,采购时间从过去的1-2周缩短到现在的2-3天,甚至几个小时,工作效率显著提高。

把采购工作搬到网上进行,是对传统采购理念和传统采购模式的变革,思想上的不适应,工作上的不习惯,成为摆在我们面前的主要难题,必须采取有力的措施予以推进。

措施之一:高度重视,加强培训、提高各个方面对开展网上采购重要意义的认识。面对推进网上采购工作的现实困难,时任中国石化集团公司总经理,党组书记李毅中同志明确提出“采购人员不上网就下岗、供应商不上网就出场”的要求,引起了石油石化各级企业领导的高度重视。各企业先后成立了电子商务领导小组,广泛宣传动员,积极推进工作。为网上采购工作顺利实施,我们集中组织了各石油石化企业物资采购业务人员和供应商营销人员800多人的大规模上网操作培训,要求经过集中培训的业务人员作为骨干回到各自企业进行了内部全体相关人员的二次培训。为了方便各企业自主开展培训,在电子商务系统上增加开发了自助式培训系统,培训面和培训效率显著提高。通过培训,各个方面相关人员对网上采购工作重要意义的认识普遍提高,上网积极性明显增强。

措施之二:建立制度、分解责任、强化考核。一是为确保网上采购工作的健康发展,中国石化先后出台了《中国石化物资采购电子商务网站运行管理办法》、《中国石化网上采购管理规定》等管理办法,用以规范各石油石化企业网上采购行为。各石油石化企业先后建立了适合本企业具体情况的实施办法,各项规定和办法的出台为网上采购工作铺平了道路。二是要求各石油石化企业物资供应部门把网上采购当作重要工作来抓,按年度、季度、月度制订网上采购工作目标,任务层层分解,责任落实到人,并把上网采购作为上岗条件与工资、奖金挂钩纳入考核范围。

措施之三:建立运行机制,抓好网上采购工作过程控制。为加大网上采购推进力度,建立网上采购工作月度例会和季度通报制度,及时发现工作过程中存在的各种问题,研究制订解决方案,有力地推动了网上采购工作不断向纵深迅猛发展。总部层面将月度例会和季度通报作为一项制度固化并长期坚持下来,网上采购总体情况、各企业上网采购率排名情况每季度向各级主管领导、审计与监察等总部机关部门、石油石化企业进行通报。企业层面把网上采购情况纳入经济活动分析会等例会的专项内容和经济责任制考核及时奖惩兑现。

措施之四:不断完善系统功能、优化业务流程,充分适应管理改革和业务改造的要求。电子商务系统投入运行以来,先后组织了4次重大改版升级,系统不断走向成熟。通过不断优化提升,一是将按专业划分的采购业务流程整合为一套统一的、标准化的业务操作流程。二是打破了传统的以行政机构、采购专业为基础的系统设计结构,建立了以物资编码为基础的数据结构体系,适应了业务不断规范和管理不断提升等新要求的快速实现。三是实现了智能化引导操作、用户分级管理业务操作模式,上网操作更简便、更快捷,突出了“以人为本”的系统设计理念。

8年网上采购实践表明,中国石化物资采购电子商务网已经成为物资采购工作不可替代的重要平台,并且正在为物资供应管理改革、采购业务模式改造、采购业务流程优化发挥重要的推动作用。中国石化还将积极探索电子商务深化应用,充分挖掘电子商务潜能,借助电子商务翅膀,站在新的起点上,实现新的腾飞。


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